وقتی در یک نمایشگاه شرکت می‌کنید، ظاهر غرفه اهمیت خاصی دارد. اینکه اندازه غرفه چقدر باشد، به نوع فعالیت و اهداف شما به شرکت در نمایشگاه بستگی دارد. این طور نیست که بزرگ بودن غرفه برای شما اعتبار به همراه بیاورد. حتی یک غرفه کوچک شاید بتواند اهدافی که برای شرکت در نمایشگاه در نظر دارید، محقق کند.
برای مشخص کردن اندازه یک غرفه باید در نظر داشته باشید که چه تعداد کالا قرار است در آن به نمایش بگذارید. اندازه، حجم و نحوه ارائه محصولات در انتخاب اندازه غرفه نمایشگاهی بسیار تأثیرگذار هستند.
باید بتوانید به طور حدودی حدس بزنید که چه تعداد بازدیدکننده خواهید داشت و با توجه به آن فضایی را برای مذاکره و همچنین مکانی را به پذیرایی اختصاص دهید. تعداد کارکنان هم از عواملی است که در اندازه غرفه باید به آن توجه کنید. بهتر است آنها به‌خوبی فضای آزادی عمل داشته باشند و برای وسایل مورد نیاز آنان فضای کافی در نظر گرفته شود.
در کل یک غرفه نمایشی باید این خصوصیات را داشته باشد:
• زیبایی ساختار و شکل غرفه
• هماهنگی فضای غرفه با نوع فعالیت و محصولات شما
• استفاده نکردن از طرح‌های پیچیده و نامفهوم نبودن پیام طرح برای بازدیدکننده
چگونگی تقسیم فضای غرفه
• بخش نمایش کالا و محصولات: در واقع این بخش به‌نوعی ویترین شما است. در اینجا بازدیدکننده از نزدیک با محصول شما آشنا می‌شود و ممکن است پایه تعاملات بعدی نیز گذاشته شود. نحوه کار ماشین آلات را نیز می‌توان در این بخش نمایش داد و اطلاعات تخصصی‌تری را در اختیار مشتری گذاشت. اگر نتوانسته باشید فضایی جداگانه برای مذاکره در نظر گرفته باشید، صحبت‌های شما در همین جا صورت خواهد گرفت.
• بخش اطلاعرسانی یا اطلاعات: اطلاعات به طور معمول در ورودی غرفه است و از قسمت‌های پر اهمیت برای جذب بازدیدکننده و دست یافتن به اهداف شرکت است. اطلاعرسانی از طریق پخش بروشور، هدیه‌های تبلیغاتی و دادن راهنمایی به طور شفاهی به بازدیدکنندگان انجام می‌شود.
• مذاکره و مشاوره: این بخش نیز نقش مهمی در بازاریابی و فروش کالا و خدمات و رساندن مشتری به مرز آمادگی برای فروش کالا یا خدمات و بستن قرارداد دارد. می‌توانید فضایی مجزا با طراحی متفاوت و مناسب برای برقراری جلسات و مذاکرات شرکت داشته باشید. اگر به اندازه کافی فضا داشته باشید، می‌توانید این بخش را از بخش پذیرایی از هم تفکیک کنید و بیشتر به این قسمت رسمیت ببخشید.
• بخش پشتیبانی: این بخش شامل مبلمان و دیگر وسایل داخل غرفه و بخش پذیرایی می‌شود که قابل رؤیت هستند. بخش غیرقابل رؤیت آن هم شامل فضایی شبیه انبار برای نگهداری از تجهیزات و لوازم اضافی و فضاهای آبدارخانه و استراحت می‌شود. اینکه بتوانید هر کدام از این بخش‌ها را جداگانه در غرفه داشته باشید به اندازه و وسعت فضای شما بستگی دارد. شاید هم مجبور باشید این فضاها را در هم ادغام کنید که البته دست و پای مسئولان غرفه برای انجام کارها را خواهد بست.
• بخش آموزش: اگر می‌خواهید از غرفه نتیجه دلخواه را بگیرید و بعد از تمام شدن نمایشگاه احساس هدر دادن زمان و هزینه نداشته باشید، در غرفه خود بخشی را برای آموزش در نظر بگیرید. برای استفاده بهینه از تبلیغات و شناساندن شرکت و محصولات آن این بخش اهمیت ویژه‌ای دارد. حتی در این قسمت می‌توانید علاوه بر معرفی شرکت، درباره نحوه کار اجرایی و تخصصتان به بازدیدکنندگان توضیح بدهید. اهمیت آموزش را برخی آنقدر می‌دانند که حتی فضایی را مانند کلاس درس در غرفه در نظر می‌گیرند و کارگاه‌های آموزشی و سمینارهای تخصصی در زمان نمایشگاه برگزار می‌کنند.
اگر می‌خواهید با شرکت در نمایشگاه‌ها بتوانید به تمام یا دست‌کم بخشی از اهداف خود دست پیدا کنید، داشتن یک غرفه خوب و مناسب با طراحی خلاقانه که بتواند تمام فضاهای لازم را در ابعاد مناسب در اختیار شما قرار دهد حائز اهمیت است، بهتر است طراحی غرفه خود را به شرکتی حرفه‌ای مانند رایکاسازان اوج بسپارید و خودتان با خیال راحت به بقیه امور برسید.
